Actuellement, le secrétariat médical à distance est devenu de plus en plus indispensable pour les professionnels de santé. En effet, il permet aux docteurs généralistes et aux médecins spécialistes de déléguer une partie de leurs tâches administratives à un service de télésecrétariat médical. Pour comprendre l’engouement à ce sujet.
Qu’est-ce qu’un secrétariat médical à distance ?
Aussi appelé « permanence téléphonique médicale à distance » ou « télésecrétariat médical », il s’agit d’un service permettant aux professionnels de la santé de confier les tâches de secrétariat à des secrétaires à distance. Les praticiens ont d’ailleurs recours aux services d’un prestataire pour lui confier les tâches les plus chronophages comme l’accueil téléphonique, la gestion d’agendas, la rédaction des comptes rendus, etc.
Cette solution est particulièrement prisée par les professionnels de la santé qui ne possèdent pas un secrétariat médical attitré ou qui doivent remplacer leur secrétaire en congé. Grâce à un service de télésecrétariat médical, vous bénéficierez donc des services similaires à un(e) secrétaire médical(e) en présentiel même si les tâches sont gérées à distance.
Quelles sont les missions principales d’un télésecrétariat médical ?
D’une manière générale, le secrétariat à distance permet aux entreprises de déléguer les tâches secondaires ou les plus chronophages pour pouvoir se concentrer sur leurs activités principales. Dans le cas du télésecrétariat médical, ses missions varient selon les attentes du professionnel de la santé qui fait appel à ce type de service. Mais sa mission principale la plus connue est d’assurer la communication avec la patientèle. De ce fait, le secrétaire médical à distance doit recevoir les appels entrants des patients et gérer les rendez-vous du médecin avec un agenda en ligne. D’autres missions peuvent aussi lui être confiées, à savoir :
- réceptionner et transférer les appels téléphoniques pour assurer une liaison entre plusieurs interlocuteurs ;
- orienter et conseiller les patients concernant les rendez-vous disponibles ;
- planifier les consultations ou les téléconsultations ;
- relancer les patients grâce à une procédure de relance automatique ;
- transmettre des informations entre les patients et le corps médical ;
- mettre à jour et classer les dossiers médicaux ;
- gérer le courrier ;
- etc.
D’autres missions comme la saisie comptable, la mise à jour des dossiers des patients et la rédaction de comptes rendus médicaux peuvent aussi être confiées à un(e) télésecrétaire médical(e). Selon vos attentes et les besoins de votre cabinet, vous pouvez confier une ou plusieurs missions à votre prestataire de manière permanente ou ponctuelle.
Quels sont les avantages d’un secrétariat médical à distance ?
Que vous soyez généralistes ou spécialistes, tous les professionnels de la santé peuvent avoir recours au service de télésecrétariat médical. Ce dernier offre d’ailleurs des avantages non négligeables comme :
Le gain de temps
Grâce au secrétariat médical à distance, le médecin peut se concentrer sur ses consultations sans risquer d’être dérangé par les appels incessants. Il pourra pleinement se focaliser sur son cœur de métier. En effet, le télésecrétaire médical se chargera de la réception des appels, du suivi des patients et de la gestion des rendez-vous en parallèle à d’autres tâches administratives. Il faut d’ailleurs savoir que certains prestataires proposent des services de télésecrétariat médical du lundi au vendredi ou même les week-ends et les jours fériés en fonction de vos préférences.
La possibilité de faire des économies
Avoir recours à une permanence téléphonique médicale permet aux professionnels de la santé de faire des économies. Grâce à ce type de service, vous n’aurez pas à engager de nouveaux employés et vous serez libérés des charges liées au recrutement ou à l’achat des équipements nécessaires afin d’assurer un service de qualité. Comme tout sera pris en charge par le prestataire, vous n’aurez plus qu’à régler la facture selon le forfait et les options choisies selon les besoins de votre cabinet médical.
La fidélisation des patients
Il faut savoir que l’externalisation du secrétariat médical joue un rôle important pour améliorer l’image de votre cabinet. En assurant un service de qualité et en répondant à certaines exigences (identification des urgences, respect du secret médical, etc.), vous pourrez fidéliser davantage de patients.